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Synthse commande publique

Quelques conseils concernant la procdure de passation des marchs publics pour l’achat de documents

mercredi 29 septembre 2004, par Paul Heems, Xavier Galaup

Introduction

Tout achat public est un march quelque soit la somme... Il semble que l’application rigoureuse de cet adage varie d’une collectivit l’autre.

Il ne faut pas confondre march et appel d’offre qui est une procdure plus lourde.

En dessous du seuil qui rend obligatoire l’appel d’offre, il y a seulement obligation de mettre en concurence au moins trois fournisseurs.

Exprience de procdure de mise en concurrence

- un courrier aux trois fournisseurs demandant une proposition de remise pour une somme dpenser de x euros. Vous avez intrt ici prciser les services attendus autres que la fourniture de documents afin de pouvoir argumenter dans un second temps : fourniture de notices, visite du reprsentant, livraison, recherches discographiques,...Le montant de la remise variera en fonction de la somme que vous indiquerez.
- Une fois reu les trois propositions, faire un petit rapport expliquant notre choix qui doit ensuite valid par les lus. Vous pouvez choisir le plus cher mais il faut argumenter.

Si vous envisagez plusieurs fournisseurs en fonction de leur spcificit, vous pouvez sparer vos achats en genres musicaux par exemple. L’inconvnient est que plus vous tronconnez, plus vous rduisez la somme dpenser donc la remise au bout... A utiliser avec modration :-))

Une fois le choix entrin, le march est pass pour la dure indique ou la somme promise.

Tous les dtails administratifs sont voir avec les spcialistes. Il me semble que vous n’est pas oblig de dpenser la somme indique dans la mise en concurrence. En revanche si vous la dpasser vous devez re-consulter.

Chaque collectivit a aussi ses spcificits qu’il vous faut connatre...

Remarque importante : le march concerne tous les services d’une collectivit qui achtent le mme produit ou service. Donc il faut vrifier s’il n’y a pas d’autres services qui achtent mme occasionnellement des disques : crches, archives, service de documentation,... Il faudra ajouter les sommes dpenses par eux vos prvisions.

Pour un appel d’offre, les informations ncessaires sont les mmes sauf que la procdure est plus longue : rdaction de l’appel d’offre, du cahier des clauses particulires, publicit dans les journaux et bulletins officiels (varit en fonction de la somme), rception, dpouillement des offres et dcision en commision d’appel d’offre.

Le Prix

L’cart de prix entre fournisseurs variera surtout en fonction de votre budget.

Le taux de remise exprim en pourcentage est un leurre dans la mesure o le prix du disque est libre. On peut trs bien vous faire 25% sur un prix diteur multipli par 2. Deux possibilits pour contourner cet cueil :
Etablir une liste de rfrences entre 10 et 50 comme base de devis pour une consultation simple ou pour le cahier des charges d’un appel d’offre.
Demander la remise sous forme de coefficient multiplicateur partir du prix diteur. C’est dire prix diteur x coefficient donne le prix que vous payez (exemple : prix diteur 10 Euros x coefficient de 1,3 donne un disque 13 euros). Plus le coefficient est bas, plus le prix est intressant pour vous.

Les critres

Les critres les plus frquents tournent autour des dlais, de la technicit (terme vague, donc relativement pratique, pouvant inclure autant la fourniture de notices bibliographiques qu’un suivi personnalis des commandes, etc.) et des prestations culturelles (conseils, participation aux expositions, etc.).

Le critre du taux de rponse reste difficile mesurer. Ne vous fiez pas aux annonces des fournisseurs. Le taux de rponse doit prendre en compte le nombre de disques que l’on peut commander (nombre de rfrences rellement disponibles chez le fournisseur) et le nombre de disques effectivement livrs (taux de reliquats)

L’aide au catalogage : Aujourd’hui les 3 "grands" fournisseurs" spcialiss offrent le catalogage des documents qu’ils vendent. Si les notices livres sont de bonne qualit dans la pluspart des cas, Il vous appartient de verifier si celles-ci correspondent vos critres de qualit.

Le service au client : vous tes en droit d’attendre un service personalis, un change avec votre fournisseur : visite plus ou moins rgulire d’un reprsentant qui vous prsentera un choix de disque, (si possible un reprsentant qui connat ce qu’il vend), la disponibilit du personnel (un tlphone que l’on dcroche avant la 15me sonnerie et o l’on vous donnera la rponse que vous attendiez), aide la cration d’un fonds (totale ou partielle)...

Les critres sont hirarchiss avec critres techniques (tendue du catalogue via rfrences disponibles, qualit des notices), critre de prix, critre de dlai

Exemple de cahier des charges

Exemple 1 : Mdiathque Simone de Beauvoir (Athis-Mons)

Dans le cadre des nouvelles dispositions contenues dans le Code des Marchs, notre collectivit est soumise pour ses achats une mise en concurrence.
Le prsent cahier des charges a pour but de prciser les conditions de fournitures de disques compacts pour la Mdiathque Simone de Beauvoir.
Nombres de lots
Lot n°1 : Varits franaises et internationales, musiques du monde, divers 4.000 6.000 Euros Lot n°2 : Classique et jazz 1.000 3.000 Euros Lot n°3 : Edition et distribution Harmonia Mundi 500 1.500 Euros Lot n°4 : Documents de deuxime main 100 400 Euros

Critres d’attribution
1) Prix aprs remise (cf. listes tests pour les lots 1, 2 et 3)
2) Assistance technique et conseils
3) Prestations culturelles
4) Dlais de livraison

J’ai fais un lot spcial Harmonia Mundi pour 2 raisons : Toulouse possde une boutique HM ; je sais qu’au moins 1 disquaire ne propose donc pas les disques HM pour viter de la concurrencer ; la boutique pourrait peut-tre proposer des conditions financires plus avantageuses, en sus des conseils.

Texte des clauses particulires :

Les soumissionnaires doivent dvelopper avec prcision le contenu de l’assistance technique ainsi que les prestations culturelles. Ex : personnel spcialis dans les diffrents domaines et secteurs, suivi personnalis des commandes, collaboration des animations thmatiques, fourniture de notices bibliographiques, recherches documentaires et fourniture de discographies, commandes distance, frais de livraison, fourniture d’imports et d’auto-produits, de disques puiss dans le commerce, retour et change des documents, catalogue des rfrences disponibles, etc.

Listes tests : il s’agit d’obtenir un chiffrage (indiquer les prix avant et aprs remise) partir de rfrences prcises ; en aucun cas ces listes ne constituent des commandes relles. En cas de remise chelonne suivant le volume d’achat, chiffrer avec un taux moyen et joindre le tableau des remises.

Exemple 2 : Le Mans

Nous sommes soumis aux marchs publics. Nous avons spar notre budget en 2 lots :

1 : lot nouveauts : critre principal : avoir accs physiquement aux documents (tous les cd ne sont pas chroniqus). Fournisseur : la FNAC (depuis son arrive reste le seul disquaire du Mans !). Avantage = livraison rapide = moins de 8 jours aprs notre passage.

2 : lot de "fonds" : aucune commande n’est passe la Fnac (mauvais suivi, difficult de se procurer certains labels, etc). Critres : richesse du catalogue, qualit du service rendu, passage d’un commercial. Fournisseur : CDMAIL

Dans les 2 cas, nous demandons la possibilit de retour de certains documents. La fourniture de notices de catalogage ne rentre pas, pour l’instant, dans nos demandes.

Quelques liens utiles :

Le nouveau code des marchs publics sur Lgifrance

Le code des marchs publics 2004 sous l’angle des achats de livres par les personnes publiques et des achats des bibliothques publiques (conseils et explications sur le site d’ACCOLAD, agende de coopration de Franche-Comt)
http://www.livre-franchecomte.com/c...

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